Creare un report con Access
I report consentono di organizzare ed elaborare i contenuti delle tabelle e delle query generalmente al fine di procedere ad una stampa dei risultati.
In questo articolo cercherò di guidarvi, passo passo, nella procedura necessaria per la realizzazione di un report con MS Access 2007; i passaggi illustrati, tuttavia, possono essere considerati validi anche per le versioni precedenti del datababse del pacchetto Office.
Dopo aver aperto il database, selezionate la scheda Crea poi nel gruppo Report, cliccate su Creazione guidata report:
Nel mio caso ho deciso di creare un report per la mia tabella "dipendenti". Se avessimo inserito una query (che è necessario creare seguendo la procedeura necessaria) il risultato sarebbe stato il medesimo.
Adesso che sono apparsi i campi che compongono la tabella, bisogna scegliere quelli che vogliamo inserire nel nostro report.
Per farlo è sufficiente cliccare sulle freccette > e <, che consentono rispettivamente di aggiungere o rimuovere un campo alla volta; in aletrnativa possiamo cliccare sulle freccette >> e << per aggiungere od eliminare tutti i campi presenti.
L'ordine di inserimento dei campi nella colonna di destra determina l'ordine di default in cui appariranno nel report.
- Selezionare i livelli di raggruppamento
Questa opzione consente impostare gruppi di record (ad esempio è possibile raggruppare i diepndenti sulla base dell'ipotetico campo "Posizione lavorativa") , perfezionando l'ordine di visualizzazione; questa scelta risulta particolarmente efficace in presenza di una grande mole di dati. - Scegliere un ordinamento dei campi
Il report può essere ordinato sulla base della scelta "crescente" o "decrescente" per un massimo di quattro campi. Nel caso in cui tra i campi selezionati sia presente un campo di tipo numerico, comparirà il tasto Opzioni di riepilogo. Cliccandoci vi apparirà un'ulteriore finestra dalla quale sarà possibile impostare delle operazioni matematiche (Somma, Media, Min e Max) sul campo selezionato. - Impostare il layout desiderato (verticale, tabulare o giustificato)
- Scegliere lo stile grafico per la stampa
- salvare il report creato.
Se il risultato non fosse soddisfacente, si può modificare il report creato impostando la modalità visualizzazione struttura.
In questo modo il nostro report si presenta come una pagina alla quale è possibile inserire dei titoli, dei campi di testo, cambiare la veste grafica scegliendo tra una serie di template presenti in Ms Office, oppure impostando dei nuovi paramentri.
Basta cliccare nella scheda Struttura e, nel gruppo Strumenti, su Aggiungi campi esistenti.
Apparirà così (sulla destra) l'elenco dei campi contenuti nella tabella disponibili per la visualizzazione.
Cliccando su ognuno dei campi e trascinandolo nella pagina del report avremo aggiunto dei nuovi campi, ordinabili e modificabili liberamente, nel contenuto e nella forma.
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie al report, è possibile visualizzarne l'anteprima, ed eventualmente procedere alla stampa del report.
